職場の会議や町内会の集まりなど、「意見が出ず結論が流れる」「活発な議論にならない」といった経験はないでしょうか？
そして、そんな時自分が進行役だったら・・ できれば、時間を無駄にせず有意義な会議にしたいですよね？
今回は、会議を円滑に進行させ最善の結論に導く場の回し方を紹介します。
自分よりも目上の人が参加する会議で上手く進行できないといった悩みにも、是非参考にしてみてください。
ファシリテーションとは
ファシリテーションとは、人々が集まって活動する場を支援・進行・促進することです。
会議やミーティングにおいては、参加者の発言を促進したり、話しの流れを整理したり、認識の確認をしたりと、
話し合いを円滑に進め結論と合意に導く行動を指し、その役割を担う人をファシリテーターと呼びます。
ファシリテーションの目的
ファシリテーションの目的は、前述したように話し合いを円滑に進め結論と合意に導くことはもちろん、
各々の相互理解を深め、納得感の得られる最善の結論とそれに取り組む結束力を生み出すことといえます。
会議を円滑に進めるためのポイント
ファシリテーターとして、有意義な話し合いをつくり円滑に進めるポイントについて紹介します。
全員の意見を引き出す
声の小さい人や消極的な人は、何も発言できず観客になってしまうケースがあります。
たとえば「それでは、〇〇についての意見を1人ずつ聞かせてください」など
参加者ひとりひとりに発言の機会を設けることで、多くの意見と様々な視点が生まれ有意義な話し合いとなります。
発言のしやすい空気感をつくる
全員の意見を引き出すために、発言のしやすい空気感をつくることも重要です。
様々な立場や価値観の異なる場こそ、ファシリテーターは常に中立な立場で傾聴し、
すべての意見に興味を示すことで、参加者もひとりひとりの話に耳を傾け安心できる空気感をつくります。
論点がズレた時は適宜軌道修正する
話し合いが進むと、話しが脱線してしまったり、論点がズレてきてしまうことがあります。
そんなときは適宜「つまり、〇〇ということですね？」などと軌道修正することが大切です。
限られた時間の中、濃密で意義のある話し合いをつくることで最善の結論へ導くことができます。
また、報告事項などで長引いて時間が予定より押している場合は「それでは、残りの報告事項につきましては、
後程メールで参加者へ配信をお願いいたします」など別の手段へ促す方法もあります。
役割と権限を認識する
会議の決裁権はあくまで参加者全員、または社長や部長など最終意思決定をする責任者です。
ファシリテーターは、結論と合意に導く役割であり、自らが決定させる必要はありません。
そのため、目上の人が参加する会議であったとしても、それぞれの意見の長所と短所を明確化し、
それらをまとめ議論を生み、決裁者へ提示することで最終的な合意形成を図ることができます。
多数決がすべて正しいわけではない
多数決で採決をとることもあると思いますが、時として多数決は思わぬ落とし穴となることがあります。
たとえば企画会議などの場合、変化の激しい世の中の動きに対して対応力のある人や、
先見の明を持つ人は決して多くはいないため、新たなチャンスを逃す要因にもなり得てしまうのです。
多数の賛同を得る＝既に世の中の大半の概念の中にあると考えた方が良いといえるため、
議題によっては多数決をとらず、意見をブラッシュアップしリスクを考慮した採決をとることも想定しましょう。
対立意見は敗者を生まない
様々な意見があがると、時として意見が対立することがあります。
それ自体は議論を活発にしブラッシュアップを図ることもできるので悪いことではありませんが、
意見の通らなかった人の顔をつぶすようなことになれば、意地になってしまったりしこりを残すなど
何のための話し合いだったのか、意味のないものにもなりかねません。
自分が正しいと思っていても、自分に見えていないものが見えているかもしれないと相手の考えを認めることが必要です。
ファシリテーターは、常に中立な立場ですべての意見に耳を傾け認めることが重要であり、
単に批判や論破する流れにさせず、一度受け止めて理由や背景を詳しく聞くことがポイントです。
その結果、新たな案を生み出したり、通らなかった意見で別プロジェクトを立ち上げるなど、
両方の意見を活かした最善の結論へ導くことができるケースもあります。
そもそも何のための話し合いなのか会議の目的を明確に持っておきましょう。
円滑な会議の進行例
円滑に会議を進行させるためには、どのような流れで進めるのが良いか具体例を紹介します。
事前準備
会議の開催日時、終了時間、場所、参加者、話し合う議題など目的とゴールを告知し、コンセンサスをとります。
また、意思決定に必要な情報をまとめた資料を準備し、会議のシナリオと時間配分なども決めておきます。
ファシリテーターの他に、議事録をとる人をアサインしておくと進行に専念できます。
開始の挨拶
「お集まりいただきありがとうございます。ただいまより〇〇会議を始めます。」など
開始を宣言し、メリハリをつけて会議をはじめます。
また、直接会話したことがない人が参加している場合は、「本日進行を務めます〇〇と申します。
宜しくお願いいたします。」など、簡単な自己紹介を添えてはじめましょう。
目的と時間を告知する
話し合いに入る前に、改めて会議の目的やテーマ、終了時間を告知することで、
参加者も時間を意識して会議に臨むことができます。
意見を聴取する
全員の意見を引き出すでもあげたように、全員から意見を引き出します。
意見を言い終えた後は、ひとりひとり「〇〇ということですね？」など簡素化してまとめておくことで、
認識の相違を防ぎ、他の参加者も共通認識を持って会議を進めることができます。
また、発言中に議論にならないよう全員で聴くようリードしましょう。
意見を整理する
全員の意見が出揃ったら、自分の意見を述べるのではなく出された意見を元にたたき台をつくり議論をはじめます。
「〇〇という意見が多かったのですが、開始すると仮定した場合のリスクをブレストしていきましょう」
「新たに〇〇という案が出ましたが、この案について質問のある方はいませんか？」など
採決にあたり意思決定に必要な情報を引き出し、議論を進めましょう。
採決をとる
議論を重ねて出来たたたき台から、最適な方法で採決をとります。
この際、多数決がすべて正しいわけではないであげたように議題に応じた方法をとりましょう。
また、その際に不満や不明点が出ないよう合意形成を図り、納得感のある最善の結論に導くことが重要です。
総括
全員の認識相違がないよう決定事項を告げます。
会議の目的が達成されたことで満足度が高まり、意義のある会議として締め括ることができます。
また、次回の会議で採決をとる場合は「それでは次回、〇月〇日〇時の会議にて、
〇〇と〇〇案の採決をとります。」など、各自で検討するための内容とお時間を明示しておきましょう。
終了の挨拶
「それでは、以上で〇〇会議を終了させていただきます。ありがとうございました。」など
簡単な御礼を添えて、終了を告げます。
会議終了後
当日中または24時間以内に会議参加者へ議事録を共有します。
他者に議事録をとって貰った場合は、必ず共有前にファシリテーターで内容を確認しておきましょう。
決定事項やそれまでの経緯を明文化することで、会議の内容で認識相違が起きないようにすることと、
後々予期せぬトラブルが発生しないよう回避する役割を持つこともできます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
仕事の会議ではもちろん、集団で話し合う機会で役に立つファシリテーションのスキルは
話し合いを円滑に進行させ、最善の結論に導くことができます。
場の回し方のポイントを押さえて、有意義な話し合いとなるよう参考にしてみてください。